Secrétaire de mairie : formation, missions et qualités requises pour ce métier

Secrétaire de mairie : un métier à plusieurs facettes

Un.e secrétaire de mairie a une fonction essentielle au sein de la mairie. Ce métier, principalement occupé par des femmes (94%) a de multiples facettes. D'un côté, elle collabore directement avec le maire. Elle participe à la mise en place de la politique de la commune (préparation des délibérations du conseil, rédaction des arrêtés municipaux, etc.). D'un autre côté, elle est souvent le référent des habitants. Elle assure la gestion des services de la mairie (actes d'état civil, demandes d'urbanisme, etc.). Les secrétaires de mairie font le lien entre les élus et les citoyens surtout dans les communes rurales de moins de 3 500 habitants.
La formation pour devenir secrétaire de mairie : études, concours

Pour devenir secrétaire de mairie, il est indispensable de passer un concours de la fonction publique territoriale. Dans le cadre de cet emploi, trois concours sont disponibles. Ils dépendent du niveau de diplôme du candidat. Ce sont :

• Le concours de catégorie A pour le grade d'attaché territorial avec le niveau licence ;
• le concours de catégorie B pour le grade de rédacteur territorial avec le baccalauréat ;
• le concours de catégorie C pour le grade d'adjoint administratif avec le niveau du diplôme national du brevet.

La formation des secrétaires de mairie se fait ensuite par le Centre national de la fonction publique territorial. Le salaire dépend du grade et plus il est important, plus la rémunération l'est.
Les missions de la secrétaire de mairie : un métier au service de la commune

Le statut d'une secrétaire de mairie varie selon la taille de la commune, du nombre d'habitants et des besoins du maire. Plus la mairie est petite, plus la fonction sera diversifiée.

Les missions principales des secrétaires de mairie

La secrétaire de mairie est un pilier de la commune puisqu'elle fait le lien entre les élus et les usagers. C'est un métier essentiellement administratif et l'exercice de cette fonction nécessite avant tout de la polyvalence.

Une mission essentielle de la secrétaire de mairie : l'assistance des élus de la commune

La secrétaire de mairie est responsable au niveau administratif de la rédaction des documents. Ce sont les actes d'état civil (mariage, naissance, décès), les délibérations du Conseil municipal, les arrêtés municipaux, etc. Plus généralement, la secrétaire de mairie conseille et assiste les élus pour les projets de la collectivité. Elle détermine les besoins et coordonne les différents services. Elle est également responsable de l'organisation de certains services de la mairie (cantine scolaire, crèche, salle des fêtes, etc.). Elle seconde le maire pour la préparation du budget et s'assure de son exécution. Enfin, elle régit le personnel des services publics et garantit la gestion des ressources humaines.

La secrétaire de mairie : l'interlocuteur privilégié dans la vie des citoyens

Son travail consiste à être le correspondant unique des administrés dans les petites communes. La secrétaire de mairie est chargé de l'accueil du public. Elle reçoit les dossiers d'urbanisme, les demandes de pièces d'identité, de logement, mais aussi les réclamations. Indirectement, la secrétaire de mairie prend part à la vie des usagers dans le cadre des sollicitations qu'ils peuvent adresser à la mairie. Par exemple, c'est elle qui gère les réservations de la salle des fêtes communale, réceptionne les paiements et rédige et fait signer le contrat de location.

Les qualités requises pour exercer le métier de secrétaire de mairie

Dans le cadre de ses fonctions, le secrétaire de mairie détient de nombreuses responsabilités, autant à l'égard des demandes des usagers que des élus et de la gestion de chaque service municipal. Pour cela, il doit faire preuve d'autonomie dans son travail. Il doit savoir s'organiser et gérer les services publics de la mairie. La communication est ainsi une des qualités essentielles pour le management et l'animation du personnel. Il nécessite également un sens de l'écoute envers les équipes et les citoyens. Par ailleurs, des connaissances juridiques et comptables sont indispensables pour ce métier. Les missions du secrétaire de mairie sont donc polyvalentes. Pour faire gagner du temps à votre agent, et le décharger en partie d'une de ses fonctions, vous pouvez utiliser notre plateforme. Mariloo vous permet de gérer votre salle des fêtes et à mettre en valeur votre patrimoine privatisable. N'hésitez pas à nous contacter et à prendre un rendez-vous découverte.