Gestion d'une salle de réception : de la création du projet à la location

Création d'un projet de salle de réception en location : normes des ERP

Afin de bien gérer une salle de réception et ses événements, il est nécessaire de respecter les règles de sécurité et d'accessibilité imposées par la loi, en fonction de la capacité de l'espace en location.

Prévenir les incendies et les mouvements de panique avec une salle de réception aux normes

Les ERP sont classés en 5 catégories, en fonction de leur capacité.

• 1 : capacité supérieure à 1500 personnes.
• 2 : entre 701 et 1500 personnes.
• 3 : entre 301 et 700 personnes.
• 4 : capacité inférieure ou égale à 300 personnes.
• 5 : capacité inférieure aux seuils fixés selon le type d'établissement. Pour connaître les règles de sécurité à instaurer, vous devez donc déterminer la capacité d'accueil de votre salle en location. Les normes à mettre en place concernent notamment l'aménagement de la salle de réception. Par ailleurs, vous devez installer des dispositifs d'alarme incendie et tenir un registre de sécurité. Les travaux à effectuer sur les lieux sont à exécuter avant la demande d'ouverture.

Les règles d'accessibilité d'une salle de réception : des travaux pour tout projet événementiel inclusif

Tout ERP doit être accessible aux personnes handicapées. Vous devez donc réaliser des travaux dans votre espace de location pour améliorer les conditions d'accès à la salle ou de circulation au sein des lieux par exemple. La liste des travaux dépend de l'espace et de la capacité. Les règles d'accessibilité sont strictes pour les salles neuves. Pour les salles existantes, votre projet de location peut consentir à une solution d'accessibilité équivalente en cas de difficultés techniques, technologiques ou architecturales. Les travaux donnent ensuite lieu à la création d'un registre d'accessibilité. En cas de contraintes, il est cependant envisageable d'obtenir une dérogation. En fonction de l'avis de la commission de sécurité et d’accessibilité, votre demande d'ouverture sera acceptée ou non.
Gérer une salle de réception : conseils pour la rentabilité de votre espace de location

Pour bien gérer une salle de réception, vous devez élaborer un business plan. Quel que soit le statut juridique de l'entreprise, il est en effet important d'établir un budget prévisionnel en euros et de vous associer avec d'autres prestataires de l'événementiel.

Étude de marché et business plan : pour assurer la gestion d'une salle en location

Afin d'assurer la rentabilité de votre activité, il est important de préparer l'avenir. Vous devez donc effectuer une étude de marché. Celle-ci vous permettra d'identifier vos clients potentiels et d'adapter votre projet. À l'aide de cette étude, vous élaborerez un business plan pour confirmer de la rentabilité de votre activité.

Budget : établir un plan de rentabilité et déterminer le prix de la location

Évaluez la gestion financière de votre projet et déterminez vos dépenses fixes et variables :

• charges fiscales ;
• assurances ;
• personnel ;
• aménagement du local ;
• etc.

Ces dépenses vous permettront de calculer le prix de la location de votre salle de réunion ou de réception et le seuil de rentabilité. Notez qu'il est obligatoire de souscrire une assurance de responsabilité civile professionnelle pour lancer votre activité.

Faire appel aux services de prestataires professionnels pour la gestion des événements

La gestion d'un événement se fait avecd'autres prestataires de l'événementiel. Pour un mariage et autres fêtes, vous devez faire appel aux services d'un traiteur, de professionnels son et lumière, ou d'une entreprise de location de matériel (tables, chaises et autre mobilier). En effet, vos clients vous solliciteront souvent pour connaître vos prestataires de confiance. Tables, chaises ou décoration, vous pouvez également acheter votre propre matériel pour réduire vos dépenses sur le long terme.

Gestion et organisation : du service de réservation à la réalisation de l'évènement

La location d'une salle de réception c'est de la logistique. Avant l'évènement, vous devez gérer la réservation, le contrat, le paiement des arrhes. Et lors de l'événement, vous devrez faire preuve d'un grand sens de l'organisation pour offrir à vos clients un service de qualité. Mariloo a conçu un logiciel de réservation de salle pour effectuer votre suivi clients ou gérer le planning de votre salle de réunion ou de réception avec efficacité. Une fois référencé, Mariloo communique également sur votre salle de réception. Aucun doute, vous pourrez bientôt établir votre premier contrat de location !