Mise à disposition d'une salle communale : rédiger une convention de location

La convention de location de salle communale : pour l'utilisation d'un local municipal

Pour les particuliers comme pour les entreprises, l'utilisation d'espaces appartenant à la commune présente de nombreux avantages. La location à titre onéreux ou gracieux peut en effet permettre d'installer des bureaux, d'utiliser des salles de réunion ou du matériel informatique, ou encore d'organiser un événement.

La convention : pour engager la responsabilité du bailleur et du locataire

À l'aide d'une convention, les entreprises peuvent s'installer dans des locaux non utilisés appartenant à la commune. Il peut s'agir d'un local entier ou d'une partie d'un bâtiment municipal. Ce type de location est très utilisé pour l'installation d'un coworking ou de locaux partagés. Cela permet notamment aux professionnels de réduire leurs charges locatives. Des travaux peuvent même être envisagés pour un usage à long terme. La convention de location de salle communale peut également servir à offrir des espaces pour l'organisation d'un événement privé ou commercial. Un mariage, une exposition ou toute autre manifestation locale peut se tenir dans un local communal aux normes. La mise à disposition de locaux professionnels sert également à l'organisation de réunions, comme à l'utilisation de matériel informatique de manière ponctuelle.

### Mise à disposition de locaux à titre gracieux ou onéreux La commune peut tout à fait décider de céder des locaux à titre gracieux pour relancer une activité ou organiser un événement qui attirera des visiteurs. Ce modèle peut être utilisé pour l'organisation d'un événement communal, ou pour l'installation d'un incubateur d'entreprises locales par exemple. Même loués à titre gracieux, les espaces ouverts au public doivent cependant être aux normes de sécurité. Les collectivités peuvent également choisir de louer le lieu à titre onéreux. Le locataire devra alors verser une compensation financière pour utiliser l'espace. La convention prend donc la forme d'un bail commercial. Il peut s'agir d'un loyer mensuel ou d'une somme versée de manière occasionnelle. Les services de ce type ont un prix moins élevé qu'en cas de bail entre un loueur privé et un preneur.
Rédiger une convention de location de salle communale : un document libre

Les conventions de mise à disposition sont assez peu entourées par la loi. La rédaction d'un tel document est donc assez libre. Le contrat reprend les informations concernant la responsabilité de chacun. Il doit également inclure les activités exercées sur les lieux et la durée d'exploitation.

Les informations clés pour la réservation d'une salle et de ses équipements

Pour rédiger une convention simple, indiquez dans votre contrat une clause pour chaque renseignement essentiel.

• Le nom et les coordonnées du bailleur et du preneur (particulier, entreprise, association, etc.).
• La date et la durée de mise à disposition de la salle (ponctuel, mensuel, etc.).
• La description de la salle et des équipements.
• L'usage et les activités déployées sur le site.
• Les obligations des deux parties. Si la convention de location de salle communale se fait à titre onéreux, vous devez ajouter à votre PDF des informations concernant le montant de la location et une éventuelle caution. Ajoutez une phrase de type : le présent droit d'utilisation est accordé à [nom] moyennant le règlement de la somme de [montant] € TTC.

Dispositions générales et particulières : les normes à suivre pour assurer la sécurité des lieux

Si vous le jugez nécessaire, ajoutez une clause supplémentaire pour encadrer la responsabilité du locataire. Vous pouvez par exemple exiger le respect des normes à l'aide d'un règlement intérieur. Pour cela, un état des lieux devra être effectué avant et après la période de location. Les obligations du locataire doivent être clairement explicitées dans la convention. L'une des deux parties doit également souscrire une assurance. Dans le contrat de location, pensez par exemple à tenir l'organisateur d'un événement responsable en cas de litige à la date de la location. Inscrivez donc dans votre contrat toutes les informations clés pour protéger le droit du bailleur. Vous êtes libre d'ajouter autant d'articles que vous souhaitez. Par exemple, l'organisation d'un événement peut faire l'objet d'une transformation de la salle. Dans ce cas, il faut également l'inclure dans le contrat. En PDF ou sous format papier, le contrat doit être signé par le bailleur et le preneur pour confirmer la réservation de la salle. N'hésitez pas à contacter les équipes Mariloo pour vous aider à gérer vos réservations de salles communales.